Mitarbeitende

Die Anlage der Mitarbeitenden ist eine Grundvoraussetzung für das Arbeiten mit CGM VIYU. Die Mitarbeitenden sind die Basis für die Zugänge zur Software und für den Login in der App, sowie für den Dienstplan und den darauf aufbauenden Tourenplan.

Zu jedem Mitarbeitenden werden folgende Daten erfasst:

  • Name, Vorname
  • LBNR
  • Telefon
  • E-Mail
  • Benutzername
  • Handzeichen (Kürzel)
  • Berechtigungsrolle (Details zu den Berechtigungsrollen siehe Kapitel Benutzer und Berechtigungen

Neben den Stammdaten müssen die Vertragsdaten des Mitarbeitenden hinterlegt werden - diese sind ausschlaggebend für die Berechnung der Sollarbeitszeit im Dienstplan. Bei Änderung der Arbeitszeit, Qualifikation, etc. können diese chronologisch abgebildet werden Die Vertragsdaten umfassen Angaben zu

  • Beginn und Ende
  • Berufsbezeichnung
  • Funktion
  • Qualifikation
  • Zusatzqualifikation
  • Arbeitszeit (auf Basis Monat oder Woche) und AZ-Verteilung auf die Wochentage
  • Urlaubsanspruch (auf Basis einer 5-Tagewoche)

Mitarbeitende verwalten

Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeiter. Hier können neue Mitarbeitende hinzugefügt sowie die Angaben bestehender Mitarbeitende bearbeitet werden.

Jedem einzelnen Mitarbeitenden werden bestimmte Rechte und Zugriffe zur Bedienung der Software zugeteilt:

Dokumentieren: z. B. eine Pflegekraft kann in Software nur die klientenbezogene Dokumentation bearbeiten (Pflegedokumentation, Übergabe…)

Planen: z. B. eine Pflegedienstleitung kann in der Software alle Bereiche der pflegerischen Planungen bearbeiten (Leistungsplanung, Tourenplan, Plan-Ist Abgleich…)

Verwalten: z. B. eine Verwaltungskraft kann in der Software verwaltungsspezifische Maßnahmen durchführen, ohne die pflegerische Planung und Dokumentation bearbeiten zu können.

Entscheiden: z. B. die Geschäftsführung kann in der Software alle Bereiche bearbeiten

Hinweis: Das Auge-Symbol steht für Lese-Recht, der Haken für Schreib-Rechte und der Strich für keinerlei Rechte im entsprechenden Bereich.

Die Mobile Zugangsnummer (ZGN) wird automatisch je Person vergeben. Mit dieser Nummer können sich die Mitarbeitenden in der APP zur Mobilen Datenerfassung anmelden. Die Mobile Zugangsnummer finden Sie in den Detailinformationen bei jedem Mitarbeitenden.

Ausgetretene Mitarbeitende können deaktiviert werden, wodurch sie nicht mehr als aktiv dargestellt werden, aber unter inaktiv weiterhin zu finden sind. Inaktive Mitarbeitende können bei Bedarf auch wieder aktiviert werden (mit Passwortvergabe). Zusätzlich können hier generell die Passwörter der Mitarbeitenden zurückgesetzt / geändert werden.

» Was möchten Sie tun?

GeschlossenEinen neuen Mitarbeitenden anlegen
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Klicken Sie auf das Symbol . Es öffnet sich ein Fenster MITARBEITENDE PERSON
  3. Geben Sie die Daten des Mitarbeitenden an. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet
    • Name und Vorname des Mitarbeitenden
    • LBNR: Lebenslange Beschäftigtennummer
    • Telefonnummer und E-Mail können optional angegeben werden
    • Benutzername: mit diesem Benutzernamen meldet sich der Mitarbeitende an VIYU an
    • Handzeichen: Handzeichen des Mitarbeitenden - das Handzeichen wird z.B. beim Leistungsnachweis ausgewiesen
    • Notiz: freies Textfeld für Notizen
  4. Weisen Sie dem Mitarbeitenden die entsprechende Berechtigungsrolle zu (Siehe Benutzer und Berechtigungen)
  5. Optional können Sie ein Profilbild des Mitarbeitenden hinterlegen. Klicken Sie dazu neben dem Kreis auf das Symbol und wählen Sie Neues Profilbild. Wählen Sie anschließend das Profilbild des Mitarbeitenden aus der Dateiablage aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen
  6. Erfassen Sie die Vertragsdaten der Mitarbeitenden Person
    • Beginn des Vertrags: Beim ersten Vertrag entspricht der Beginn dem Eintrittsdatum
    • Ende: das Ende-Datum bleibt leer, wenn die mitarbeitende Person keinen befristeten Vertrag hat.
    • Geben Sie die Berufsbezeichnung an
    • Wählen Sie die Funktion der mitarbeitenden Person. Im Dienstplan werden die Mitarbeitenden nach Funktion sortiert angezeigt.
    • Geben Sie die Qualifikation an
    • Optional kann eine Zusatzqualifikation angegeben werden
    • Hinterlegen Sie die Arbeitszeit der mitarbeitenden Person. Im Feld Auf Basis wird zunächst angegeben, ob die mitarbeitende Person mir Wochen- oder Monatsstunden beschäftigt ist. Im Feld Vereinbart werden die Wochen-/Monatsstunden des Mitarbeitenden hinterlegt. Im Feld Vollzeizt werden die tariflich festgelegten Stunden einer Vollzeitkraft hinterlegt, damit der Stellenumfang der mitarbeitenden Person ermittelt werden kann
    • Verteilt auf: geben Sie die Wochentage an, an denen die mitarbeitende Person arbeitet (Tage-Woche)
    • Urlaub: Geben Sie hier die Anzahl Urlaubstage für ein ganzes Jahr aus Basis einer 5-Tagewoche an. Tritt die mitarbeitende Person unterjährig ein bzw. arbeitet in einer anderen Tagewoche, dann wird der Urlaubsanspruch automatisch umgerechnet.
  7. Speichern Sie Ihre Angaben. Beim Speichern wird die mobile Zugangsnummer, die für die mobile Datenerfassung benötigt wird, automatisch vergeben
GeschlossenEinen Mitarbeitenden bearbeiten
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Kontextmenü . Wählen Sie Bearbeiten
  3. Ändern Sie die jeweiligen Daten bzw. geben Sie die ergänzenden Daten an
  4. Speichern Sie Ihre Angaben
GeschlossenEinen neuen Vertrag anlegen
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Kontextmenü . Wählen Sie Bearbeiten
  3. Geben Sie im Bereich Vertrag zunächst das Ende-Datum für den aktuell gültigen Vertrag an. Mit der Angabe des Ende-Datums wird das Symbol aktiv
  4. Klicken Sie auf das Symbol . Es wird automatisch ein neuer Vertrag ab dem Folgetag des zuvor angegebenen Ende-Datum angelegt.
  5. Ergänzen Sie die weiteren Vertragsdaten, wie hier Einen neuen Mitarbeitenden anlegen in Schritt 6 beschrieben
  6. Speichern Sie die Angaben
  7. Die alten Vertragsdaten sind weiterhin unter dem neuen Vertrag einsehbar.
GeschlossenEinen Mitarbeitenden deaktivieren
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie deaktivieren möchten und klicken Sie auf das Kontextmenü . Wählen Sie Deaktivieren
  3. Der Mitarbeitende wird sofort deaktiviert und ist nur noch in der Rubrik Inaktiv sichtbar
GeschlossenEinen Mitarbeitenden aktivieren
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie die Rubrik Inaktiv
  3. Klicken Sie auf das Kontextmenü bei dem Mitarbeitenden, den Sie aktivieren möchten und wählen Sie Aktivieren
  4. Sie werden nun dazu aufgefordert, das Passwort des Mitarbeitenden zurückzusetzen. Hinterlegen Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie dieses.
  5. Der Mitarbeitende ist anschließend in der Rubrik Aktiv sichtbar.
  6. Meldet sich der Mitarbeitende zum ersten Mal wieder in VIYU an, wird er dazu aufgefordert, das Passwort zu ändern. Erst dadurch wird das Benutzerkonto wieder aktiviert.
GeschlossenDas Passwort eines Mitarbeitenden zurücksetzen
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Kontextmenü . Wählen Sie Passwort zurücksetzen
  3. Hinterlegen Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie dieses
  4. Speichern Sie Ihre Angaben
  5. Meldet sich der Mitarbeitende nach dem Zurücksetzen des Passwortes zum ersten Mal wieder in VIYU an, wird er dazu aufgefordert, das Passwort zu ändern. Erst dadurch wird das Benutzerkonto wieder aktiviert.
GeschlossenStundenkonto (Vortrag) ändern
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Kontextmenü . Wählen Sie Zeitkonto korrigieren
  3. Es öffnet sich ein Fenster Zeitkonto
  4. Geben Sie hier im Feld Monat an, zu welchem Monat der Vortrag angepasst werden soll.
  5. Geben Sie im Feld Arbeitsstunden die Anzahl Stunden an, die zum zuvor angegebenen Monat gültig sind
  6. Speichern Sie Ihre Angaben
  7. Im Dienstplan sehen Sie im entsprechenden Monat den korrigierten Stundenvortrag.
Hinweis: Normalerweise wird der Übertrag (und somit der Vortrag für den Folgemonat) automatisch berechnet. Dieser errechnet sich folgendermaßen: Vortrag (SK) zu Beginn des Monats + Bilanz (+/-). Der Übertrag ist der Vortrag, mit dem der Mitarbeitende im Folgemonat beginnt. Nehmen Sie nun Änderungen am Stundenkonto vor, dann ist die Stundenfortschreibung für diese mitarbeitende Person zum Zeitpunkt der Änderung unterbrochen und beginnt neu ab dem angegebenen Monat.
GeschlossenUrlaubsanspruch korrigieren
  1. Öffnen Sie über das Hauptmenü die Hauptseite ADMINISTRATION und die Unterseite Mitarbeitende
  2. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf das Kontextmenü . Wählen Sie Urlaubsanspruch korrigieren
  3. Es öffnet sich ein Fenster Urlaubsanspruch
  4. Geben Sie im Feld Urlaubsanspruch die Anzahl Urlaubstage an, die dem Mitarbeiter am aktuellen Jahresbeginn zustehen. Tritt der Mitarbeiter unterjährig ein, gelten die Tage ab seinem Eintrittsdatum. Der Monat, der hier auf der Maske angegeben werden kann, hat keine Relevanz.
  5. Speichern Sie Ihre Angaben
  6. Der korrigierte Urlaubsanspruch (zum Jahresbeginn / Eintrittsdatum) wird im Dienstplan angezeigt